Rektor Undana, Dr. drh. Maxs U. E. Sanam, M. Sc, membuka secara resmi rapat koordinasi (rakor) penyusunan program dan anggaran pada 3 (tiga) biro di lingkungan Undana. Tiga biro tersebut, yakni Biro Akademik dan Kemahasiswaan (BAK), Biro Umum dan Keuangan (BUK), serta Biro Perencanaan, Kerja Sama dan Hubungan Masyarakat (BPKSHM).
Rakor tersebut dilaksanakan di Kota SoE, Timor Tengah Selata (TTS), NTT, Jumat – Minggu (25-27/2/2022). Hadir pada kesempatan itu, Wakil Rektor (WR) Bidang Umum dan Keuangan, Ir. Jalaludin, M. Si, Plt. WR Bidang Akademik, Dr. Sipri Suban Garak, M. Sc, WR Bidang Kerjasama, Ir. I Wayan Mudita, M. Sc., Ph. D, dan Kepala Biro (Kabiro) Umum dan Keuangan (BUK), Dra. Karolina K. Sangkala, M. Si, dan Plt. Biro Perencanaan, Kerja Sama dan Humas, Imanuel Saduk, SH., M. Hum, serta sejumlah pejabat fungsional dan tenaga kependidikan.
Rektor Dr. drh. Maxs U. E. Sanam, M. Sc, ketika membuka rakor tersebut berpesan kepada seluruh peserta rakor, agar bekerja sesuai dengan prinsip Badan Layanan Umum (BLU), yang tidak semata-mata untuk meraup keuntungan dari penjualan barang dan jasa, tetapi bekerja secara efektif, produktif dan efisien. Hal itu berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 23 Tahun 2005 tentang Pengelolaan BLU.
“Jadi kita adalah instansi pemerintah yang menjalankan kegiatan berupa pengadaan barang dan atau jasa. Kita sesungguhnya adalah jasa. Jasa apa? Jasa pendidikan kepada mahasiswa kita, rewardnya berupa bayaran melalui Uang Kuliah Tunggal (UKT). Begitupun dengan penyedia barang melalui Badan Pengelola Usaha (BPU), tetapi prinsipnya tidak mengutamakan keuntungan,” tandas Rektor Undana.
Indikatornya, lanjut Dr. Maxs adalah Kontrak Kinerja Rektor dengan Kemendikbud dan Kemenkeu melalui Dirjen Perbendaharaan. “Bagaimana posisi biro. Tupoksi Biro adalah pengadministrasian teknis dari segala kegiatan tridarma, plus kegiatan-kegiatan lain yang diwujudkan di dalam 14 Indikator Kinerja Utama (IKU), nah, inilah letak tantangan biro,” ungkapnya.
Kepala BUK, Dra. Karolina K. Sangkala, M. Si dan Kepala BPKSHM, Imanuel Saduk, SH., M.Hum di sela-sela acara pembukaan Rakor penyusunan program dan anggaran di Kota SoE, TTS, Jumat (25/2/2022).
“Persoalan kita, banyak pekerjaan, tapi jika diminta data untuk bisa mengklaim kebenaran terhadai IKU sangat sulit. Karena itu, ini menjadi tugas biro unutk bisa lakukan administrasi dan mengkompilasi data keuangan, SPM, produktifitas kinerja, penelitian, pengabdian masyarakat, data prestasi kemahasiswaan, dan lain-lain,” paparnya menambahkan.
Rektor mengingatkan, untuk meningkatkan kinerja layanan BLU Undana, maka produktifitas kerja harus ditunjukkan berdasarkan data. Meski pihak Undana menyatakan terdapat data-data, namun perlu diikuti dengan digitalisasi terhadap data-data kinerja. “Ini challenge (tantangan) untuk berpikir sederhana bahwa kita tidak hanya pikir sebagai satu PT, saat ini tuntutan BLU sangat kompleks. Kita bicara tentang produktifitas, kinerja dan mutu layanan kita. Begitu pun dengan Pangkalan Data Dikti, Sister, Siremun dan semua data yang terintegrasi saat ini,” jelas mantan Wakil Rektor Bidang Akademik Undana itu.
“Mari kita berpikir bersama-sama, agar data apa saja yang bisa terisi, terkompilasi dan bisa terakses. Bagaimana komunikasi kita dengan unit, Ternyata dosen juga punya kewajiban upload portofolio mereka. Nah, bagaimana kita memberikan notifikasi agar mereka mengisi data mereka, agar terekan dalam sistim aplikasi yang ada,” jelas Rektor Undana menambahkan.
Rektor juga mengemukakan, tantangan Undana saat ini bagaimana bisa memunculkan data dalam IKU yang bisa terakses oleh evaluator kementerian. “Kalau satker kita dituntut untuk habiskan anggaran 100 persen, namun dengan BLU saat ini perlu efisiensi (anggaran). Uang tidak harus dihabiskan, namun harus dinilai dari ukuran kinerja, menjawab IKU atau tidak. Kalau tidak jawab IKU, maka tidak dikerjakan. Pada sisi lain, terlalu efisien juga bisa jadi temuan,” imbuhnya.
Pada akhir sambutannya, Rektor Undana juga meminta seluruh komponen pada setiap biro di Undana, agar meresapi filosofi dan nilai BLU. Rektor menyatakan, sebelumnya terdapat logo BLU Promise, yang memiliki arti profesional, melayani dan bersinergi. Dan saat ini logo BLU Speed, sinergi (s), professional (p), efisien (e), efektif (e), dan digital (d). Logo tersebut, lanjut Dr. Maxs harus ditempatkan pada spanduk, baliho dan persuratan di Undana.
Koordinator Tim Sakip Undana, Dr. Jefri Bale, M. Eng dan anggota Yusuf Manilapai, SP, M. Ling, di sela-sela acara pembukaan Rakor penyusunan program dan anggaran di Kota SoE, TTS, Jumat (25/2/2022).
Sebelumnya, Ketua Panitia Rakor, Imanuel Saduk, SH., M. Hum dalam laporannya menyampaikan bahwa rakor yang dilaksanakan selama ini merupakan agenda tahunan bagi semua unit di lingkungan Undana, termasuk Biro. Tujuannya, untuk melakukan evaluasi pelaksanaan program dan anggaran tahun 2021, melakukan pemantapan dan penguatan program kerja tahun 2022, serta menyusun program dan anggaran tahun 2023.
Menurutnya, Rakor tersebut sangat berharga, karena berbeda dengan tahun sebelumnya yang dilaksanakan masing-masing. Hal itu disebabkan pelaksaan fungsi koordinasi pada tahap perencanaan belum dilaksanakan terintegrasi. Ia menjelaskan, berdasarkan Permendikbudristek Nomor 25 Tahun 2021 tentang Organisasi dan Tata Kerja Undana, maka OTK dan nomenklatur biro berubah dari sebelumnya dengan nama Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAAK), dan Biro Administrasi, Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan dan Sistim Informasi (BAAKPSI), menjadi tiga biro, yaitu BUK, BAK dan BPKSHM.
Merujuk pada pasal 33 Permendikbud tersebut, paparnya, biro merupakan unsur pelaksana administrasi yang menyelanggarakan pelaksanaan teknis dan administrasi kepada seluruh unsur di Undana. Hal itu, sebutnya, menjunjukan tugas biro sangat berat. “Namun, tugas dimaksud tidaklah berat. Jika merujuk pada pasal 80, disebutkan Rektor, Warek, Dekan, Direktur, Wadir, Kabiro, Kabag, Kasubbag, Kepala Lembaga, Kepala Unit Teknis, dan tendik melaksanakan tugas dengan menerapkan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi (KIS),” papar Plt. Kepala Biro Perencanaan, Kerja Sama dan Humas itu.
Hal tersebut, lanjutnya, tidak saja dilakukan pada tataran perencanaan, tapi juga pada tatataran pelaksaaan tugas dan pengawasan kerja, baik di lingkungan biro maupun di setiap unit kerja. “Bersmaan dengan itu, kami mengundang tim Sakip untuk menjelaskan kepada tiga biro, posisi Perjanjian Kinerja yang sudah disepakati dengan Kementerian untuk selanjutnya di selaraskan dengan Perjanjian Kinerja antara Rektor dengan Kabiro, dan selanjutnya dicascading pada tingkat kasubag umum, jafung dan tenaga kependidikan tiga biro,” jelasnya.
Dengan demikian, paparnya, semua pelaksanaan tugas dari masing-masing fungsi pada tiga biro tersebut disusun dan dijabarkan dalam SKP dan disesuaikan dengan tugas dan fungsi masing-masing biro. “Sebagai tindak lanjut dari rapat 17 Februari 2022 tentang batas waktu pengisian data IKU Kementerian untuk pengisian liga BLU. Kami telah melakukan koordinasi, waktu yang bersamaan ini dipakai untuk menuntaskan seluruh atribut data yang terkait dengan masing-masing IKU untuk segera dilaporkan ke Kementerian melalui PDD Dikti paling lambat 28 Februari 2022,” ungkapnya.
Pada akhir sambutannya, pihaknya berharap, Rakor tersebut tidak sekadar mengevaluasi program dan anggara 2021, memantapkan program dan anggaran 2022, serta program dan anggaran tahun 2023, tapi lebih daripada itu ada singergitas dan kesamaan pemahaman pada tingkat biro, yang merujuk pada kinerja anggaran berbasis IKU dan IKK. Ia juga berharap, pada tahun mendatang, Rakor Biro dapat dilaksanakan secara bersama-sama agar efisiensi anggaran bisa terwujud. Pasalnya, hal tersebut sebagai salah satu tuntutan kementerian. (rfl)
