KUPANG – Universitas Nusa Cendana (Undana) telah mengambil langkah besar dalam modernisasi sistem pelayanannya. Setelah sebelumnya mengandalkan Sistem Informasi Akademik (SIAKAD), kini Undana secara resmi beralih ke Sistem Informasi Akademik dan Non Akademik (SIADIKNONA), sebuah platform terintegrasi yang digadang-gadang akan merevolusi layanan bagi seluruh sivitas akademika. Perubahan ini merupakan bagian dari strategi jangka panjang Undana yang didasari beberapa alasan kuat.
Transisi ini bukan tanpa landasan. Wakil Rektor IV Undana, Prof. Dr. Ir. Jefri S Bale, ST.,M.Eng menjelaskan bahwa peralihan ini merupakan implementasi dari pedoman akademik universitas yang sudah berlaku. “Sesuai pedoman akademik kita, Undana wajib melakukan pelayanan akademik berbasis sistem informasi yang terintegrasi,” tegasnya. Menurut Prof. Jefri, kebijakan ini sejalan dengan komitmen Undana untuk mewujudkan kampus digital dan meningkatkan efektivitas layanan.
Mengapa Diganti? Alasan di Balik Keputusan Penting Ini
SIAKAD Tidak Mampu Menjawab Tantangan Zaman
Sub Koordinator UPT Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) Undana, Yosua Albert Sir, ST menjelaskan bahwa alasan utama di balik transisi ini adalah keterbatasan SIAKAD. “SIAKAD sudah tidak bisa meng-cover masalah di kementerian. Selama ini, kementerian sudah berubah 12 kali, sedangkan SIAKAD tidak pernah menyesuaikan,” ujarnya. SIAKAD yang hanya memiliki satu fitur utama, yaitu sistem informasi akademik, dinilai sudah tidak relevan dengan dinamika perubahan di tingkat kementerian dan kebutuhan operasional universitas yang semakin kompleks.
Integrasi yang Lebih Luas dengan SIADIKNONA
Berbeda dengan SIAKAD, SIADIKNONA dirancang sebagai sistem terpadu yang tidak hanya mencakup layanan akademik, tetapi juga non-akademik. Prof. Jefri Bale menuturkan bahwa platform baru ini terhubung dengan berbagai layanan penting lainnya, seperti sistem akreditasi, pengelolaan data kepegawaian, hingga pelacakan alumni. Integrasi ini membuat semua proses yang sebelumnya terpisah kini dapat diakses melalui satu sistem tunggal, menciptakan efisiensi yang lebih baik.
Keterbatasan Sumber Daya Manusia (SDM) dan Strategi Sewa yang Efisien
Salah satu masalah krusial yang dihadapi Undana adalah keterbatasan SDM untuk memelihara dan mengembangkan sistem secara internal. Yosua Albert Sir mengungkapkan, “Kalau beli putus, itu lebih repot. Kita kekurangan SDM untuk itu.” Oleh karena itu, Undana memilih opsi sewa sistem dari vendor. Dengan biaya Rp 61 juta, Undana tidak hanya mendapatkan sistem yang canggih tetapi juga layanan pemeliharaan penuh dan dukungan teknis 24 jam dari pihak vendor, yang dianggap sebagai pilihan paling efisien.
SIADIKNONA Lebih Canggih dan Responsif
Secara teknis, SIADIKNONA jauh lebih unggul dibandingkan pendahulunya. Yosua Albert Sir menjelaskan bahwa jika SIAKAD hanya memiliki satu fitur utama, SIADIKNONA hadir dengan 14 modul terintegrasi yang mencakup berbagai aspek layanan akademik dan administratif. “Jauh lebih canggih dan responsif,” tegasnya, menegaskan bahwa sistem baru ini mampu mendukung proses belajar mengajar dan pengelolaan data secara lebih modern.
Komitmen Undana Menuju ‘Smart Campus’
Transisi ini juga merupakan bagian dari komitmen Undana untuk mewujudkan visi “Smart Campus.” Kepala UPT TIK Undana, Prof. Dr. Kalvein Rantelobo, ST., MT., IPM, mengungkapkan bahwa proses penerapan SIADIKNONA melalui proses panjang dan terencana, termasuk pembentukan tim dan survei, untuk memastikan sistem yang dipilih benar-benar sesuai dengan kebutuhan universitas. Hal ini sejalan dengan tuntutan dunia pendidikan yang semakin digital.
Keputusan yang Terencana dan Bukan Sepihak
Peralihan ke SIADIKNONA bukanlah keputusan instan atau sepihak. Menurut Prof. Jefri Bale, seluruh unsur terkait dipanggil untuk memastikan keputusan ini benar-benar sesuai dengan kebutuhan. Hendro Soepranoto, Pokja Sub Koordinator Sistem Informasi Undana, menambahkan bahwa proses transisi ini mengacu pada instruksi Menteri Pendidikan, yang tertuang dalam perjanjian dengan Rektor Undana.
Memudahkan Proses Administrasi Akademik
SIADIKNONA dirancang untuk mempermudah seluruh proses administrasi akademik, mulai dari pengisian Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi (KHS), hingga pengelolaan data mahasiswa. Hendro Soepranoto berharap sistem ini mampu menghadirkan pelayanan yang lebih cepat, transparan, dan dapat diakses kapan saja oleh seluruh sivitas akademika, selaras dengan visi Undana untuk meningkatkan kualitas layanan.
Pilihan Terbaik untuk Efisiensi Jangka Panjang
Yosua Albert Sir mengibaratkan pergantian sistem ini seperti mengganti palu yang rusak dengan yang baru. Menurutnya, memilih opsi sewa adalah investasi yang bijaksana. “Saya anggap beli satu dapat dua: sistem plus dukungan teknis 24 jam,” katanya. Dengan kata lain, transisi ini bukan sekadar perubahan teknis, melainkan langkah strategis yang memastikan Undana dapat terus berkembang dan memberikan layanan terbaik bagi sivitas akademika.
Keputusan Undana untuk beralih dari SIAKAD ke SIADIKNONA menegaskan komitmen Universitas untuk tidak hanya mengikuti, tetapi juga memimpin perubahan di era digital. Langkah ini menjadi cerminan dari visi jangka panjang universitas untuk menciptakan ekosistem pendidikan yang lebih modern, efisien, dan berorientasi pada kebutuhan mahasiswa, dosen, serta seluruh staf. Dengan integrasi dan dukungan teknologi yang lebih mumpuni, Undana optimistis SIADIKNONA akan menjadi pondasi kuat dalam membangun kampus masa depan yang mampu bersaing dan memberikan kontribusi nyata bagi kemajuan pendidikan di Indonesia. (Ing)
